Chắc hẳn chúng ta đã nghe nhiều đến Microsoft Access, nhưng thực sự access là gì và đặc điểm của nó như thế nào không phải ai cũng rõ. Vậy nên trong bài viết hôm nay, sjwinetrails.com sẽ chia sẻ với các bạn về chủ đề này.
I. Access là gì?
Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu
- Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu hay hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS) với khả năng giúp chúng ta phát triển nhanh các giải pháp lưu trữ và quản lý thông tin (RAD-Rapid Application Development).
- Với Access, chúng tôi có thể nhanh chóng phát triển hệ thống quản lý thông tin cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, và thậm chí Access có thể giúp các doanh nghiệp lớn quản lý dữ liệu trong một số lĩnh vực, chẳng hạn như: khách hàng tiềm năng, cơ hội bán hàng, trạng thái khách hàng, thông tin đặt hàng và các thông tin khác ban quản lý.
- Access khác cũng cho phép chúng ta phát triển một giao diện người dùng đơn giản để chúng ta có thể nhập dữ liệu và lưu vào bảng (table) nơi lưu trữ thông tin của Access – cơ sở dữ liệu Access.
II. Lý do nên dùng Microsoft Access
- Nếu bạn đang cố gắng thiết kế hoặc tạo một công cụ hoặc hệ thống, hay chúng ta thường gọi là phần mềm quản lý và xử lý dữ liệu: nhập dữ liệu và hệ thống, thực hiện các thao tác từ chỉnh sửa, in báo cáo, xuất dữ liệu báo cáo, … Để quản lý dữ liệu này hiệu quả và nhanh chóng, Microsoft Access là hệ thống phù hợp với bạn.
- Ngoài ra, nếu bạn không phải dân công nghệ thông tin nhưng vẫn muốn học Access để làm việc cho mình, thì Microsoft Access là một điểm khởi đầu tốt vì Access sẽ giúp bạn quản lý mối quan hệ giữa dữ liệu và bảng dữ liệu, tạo biểu mẫu nhập dữ liệu và thay đổi và chỉnh sửa dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để bắt đầu tạo phần mềm của riêng mình vì Microsoft Access và giao diện người dùng thân thiện với người mới bắt đầu của nó sẽ giúp bạn bắt đầu nhanh chóng và hiệu quả hơn với Microsoft Access.
III. Tính năng trong Access
Tính năng nổi bật của Microsoft Access
Sau khi đã nắm được khái niệm access là gì, tiếp theo hãy cùng điểm qua một số tính năng nổi bật của Microsoft Access. Microsoft Access không chỉ có những tính năng cơ bản nhất mà còn cập nhật rất nhiều tính năng chi tiết giúp người dùng tạo bảng dễ dàng hơn:
- Người dùng có thể sử dụng hệ thống Microsoft Access để phát triển hệ thống quản lý thông tin dữ liệu SME độc lập của riêng họ.
- Microsoft Access cho phép người dùng quản lý dữ liệu trong nhiều lĩnh vực của một doanh nghiệp lớn, chẳng hạn như quản lý đơn hàng, thông tin đặt hàng, thông tin sản phẩm, quản lý thông tin trạng thái bán hàng…
- Microsoft Access cho phép phát triển giao diện người dùng đơn giản và cơ bản hơn cho nhập và lưu dữ liệu vào bảng.
- Chức năng tạo bảng tự động phù hợp với thông tin.
- Chức năng lưu trữ thông tin, dữ liệu cần thiết.
- Chức năng nhắc nhở, thông báo cập nhật thông tin.
- Chức năng đưa ra kết quả và xuất thông tin.
- Chức năng thiết lập các mối liên hệ giữa các bảng với nhau.
- Tác vụ thêm bảng vào mối quan hệ và truy vấn luôn sẵn sàng mở ngay cả khi bạn làm việc.
- Trình quản lý bảng giúp người dùng có thể làm mới, liên kết lại hoặc loại bỏ các bảng đã liên kết.
IV. Cách sử dụng Microsoft Access
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Access
1. Tạo cơ sở dữ liệu
- Bước 1: Chọn File trên thanh công cụ của Microsoft Access => Chọn New. Tại các bản cập nhật mới, bạn có thể mở một cơ sở dữ liệu trống và chọn một mẫu có sẵn.
- Bước 2: Đặt tên File tương ứng với nội dung có trong dữ liệu để dễ dàng hơn trong việc phân biệt và quản lý các dữ liệu khác nhau có trong Microsoft Access. Nếu bạn muốn đổi tên file thì chọn File (file này trong folder đã lưu) => chọn Rename.
2. Nhập dữ liệu
- Bước 1: Xác định thông tin dữ liệu, xác định cấu trúc dữ liệu và tìm dạng logic của cơ sở dữ liệu. Bạn có thể thấy loại định dạng dữ liệu, chẳng hạn như loại bảng, loại truy vấn, loại báo cáo…
- Bước 2: Nhập nội dung vào từng bảng riêng biệt để tạo bảng đầu tiên của bạn. Bạn nên bắt đầu nhập biểu mẫu bằng cách sao chép, dán hoặc nhập biểu mẫu theo cách thủ công. Dữ liệu sẽ được điền vào các cột riêng biệt và các bản ghi sẽ được điền vào các hàng riêng biệt.
- Bước 3: Microsoft Access có thể giúp bạn chia sẻ và lấy thông tin từ các dữ liệu khác bằng cách chọn tab Dữ liệu ngoài => Chọn tệp bạn muốn nhập dữ liệu vào => Chuyển đến vị trí chứa dữ liệu => Chỉ định vị trí lưu mới.
- Bước 4: Chèn cột và bảng bằng các thanh công cụ có trong Microsoft Access.
3. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng
- Bước 1: Bạn cần biết cách bấm các phím. Mỗi cột trong bảng có mục nhập riêng. Cột ID được tạo bởi Access để tăng số lượng mỗi mục nhập làm khóa chính. Bảng cũng chứa các khóa ngoại.
- Bước 2: Chọn Tab => Chọn Công cụ cơ sở dữ liệu => Chọn Mối quan hệ
- Bước 3: Nhấn giữ chuột từ bảng này sang bảng khác để tạo mối quan hệ giữa chúng. Khi tạo liên hệ, hãy chọn mục Thực thi tính toàn vẹn tham chiếu.
4. Tạo truy vấn lựa chọn chuẩn
- Bước 1: Mở công cụ thiết kế truy vấn => Chọn Tạo => Tiếp tục công việc thiết kế truy vấn.
- Bước 2: Chọn Hiển thị Bảng => Nhấp vào bảng để chạy truy vấn chọn tiêu chí => Chọn Đóng
- Bước 3: Thêm trường đã tạo => Nhấp và chọn cột truy vấn => Chọn thiết kế.
- Bước 4: Thêm các tiêu chí cần thiết (có thể chọn các loại tiêu chí khác nhau).
- Bước 5: Chọn Design => chọn Run để xem kết quả, sau đó chọn Ctrl S để lưu truy vấn.
5. Tạo và sử dụng biểu mẫu
Thông thường, người dùng thường chọn cách thiết lập biểu mẫu để dễ dàng sử dụng và quan sát dữ liệu hơn.
- Bước 1: Chọn bảng bạn muốn sử dụng để tạo biểu mẫu.
- Bước 2: Chọn Biểu mẫu => trong tab mới để tạo biểu mẫu tự động trong các trường của bảng.
- Bước 3: Điều hướng biểu mẫu mới bằng cách sử dụng nút mũi tên ở trên cùng của phần dưới cùng để di chuyển hồ sơ.
6. Tạo báo cáo
- Bước 1: Chọn Bảng hoặc Truy vấn
- Bước 2: Nhập Tab mới
- Bước 3: Đặt nguồn báo cáo trống.
- Bước 4: Thêm các trường vào báo cáo.
- Bước 5: Thêm nhóm vào báo cáo.
- Bước 6: Lưu và chia sẻ báo cáo.
Như vậy, access là gì đã được chúng tôi giải đáp chi tiết trong bài viết trên. Việc ứng dụng Microsoft Access vào trong công việc không chỉ giúp người dùng tiết kiệm thời gian mà còn giúp các dữ liệu, thông tin được liên kết một cách linh hoạt.