Deadline là gì? Tầm quan trọng của Deadline

Deadline được coi là “cơn ác mộng” của nhiều người, không chỉ người đi làm mà còn của học sinh, sinh viên. Vậy Deadline là gì? Tầm quan trọng của deadline như thế nào? Hãy cùng sjwinetrails.com tìm câu hỏi trả lời qua bài viết dưới đây nhé!

I. Deadline là gì?

• Deadline là thời gian cuối (trước mốc thời gian cụ thể đề ra) để hoàn thành công việc hoặc nhiệm vụ được giao. Thuật ngữ này được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề nhằm đốc thúc nhân viên nỗ lực làm việc đúng tiến độ. Hoặc học sinh, sinh viên thực hiện nhiệm vụ tìm hiểu, nghiên cứu và hoàn thành bài tập, đề tài đúng hạn.
• “Chạy deadline” hay “trễ deadline” là những cụm từ ám ảnh đối với nhiều người. Tuy nhiên, không thể phủ nhận nếu biết cách sắp xếp và thích nghi thì đây chính là “bàn đạp” giúp thực hiện công việc, nhiệm vụ một cách hiệu quả.

II. Tầm quan trọng của Deadline

• Deadline tạo ra một yếu tố tâm lý giúp nhân viên có thể tập trung vào công việc và làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn. Với việc hoàn thành đúng Deadline, nhân viên cũng chứng tỏ được khả năng làm việc và thái độ chuyên nghiệp.
• Về phía nhà quản lý, đây được coi là công cụ giúp quản lý, tạo động lực làm việc hiệu quả cho nhân viên, đồng thời đánh giá, công nhận khả năng làm việc của nhân viên. Trong giao dịch kinh doanh, thời hạn là tiêu chí để đánh giá uy tín, năng lực và sức mạnh của đối tác.

III. Dateline khác với Deadline như thế nào?

Dateline khác với Deadline như thế nào? Qua ví dụ sau, sự khác biệt giữa dateline và deadline sẽ được thể hiện rõ nhất:

• Dateline: Cuộc hẹn vào ngày X tháng Y năm Z. Nó chỉ là một mốc thời gian cụ thể được nói tới của một sự kiện nào đấy.
• Deadline: Báo cáo phải hoàn thành trước 5h ngày X tháng Y năm Z. Đây là thời điểm bắt buộc công việc phải hoàn thành mỗi ngày.

IV. Phương pháp chạy deadline hiệu quả

1. Lên kế hoạch rõ ràng và chi tiết 

Thói quen lập kế hoạch rõ ràng, chi tiết, liên tục sẽ mang lại hiệu quả công việc ngoài mong đợi cho mọi người. Vì vậy, ở mỗi giai đoạn công việc không chỉ cần có kế hoạch làm việc tổng thể mà còn phải có kế hoạch cá nhân riêng. Bạn nên lập kế hoạch theo mức độ quan trọng từ nhỏ đến lớn, từ ít quan trọng đến rất quan trọng.

2. Không ngừng cố gắng, quyết tâm 

Nỗ lực không ngừng và tinh thần quyết tâm cao là những yếu tố cần thiết của bất kỳ công việc nào. Khi mọi người đều tự ý thức được tầm quan trọng của những yếu tố này và không ngừng trau dồi chúng thì công việc sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Hãy nhớ rằng, công việc là một đường đua, và nếu bạn dừng lại, bạn sẽ thất bại.

3. Đưa ra lượng thời gian phù hợp 

Bất kỳ công việc nào cũng cần có đủ thời gian để hoàn thành và đảm bảo hiệu quả công việc. Bạn không thể đề xuất khối lượng công việc trong 30 ngày và lên lịch thời gian hoàn thành trong 3 ngày. Điều này hoàn toàn vô lý. Vì vậy, hãy tính toán thời gian hợp lý để công việc luôn đúng tiến độ mà không làm nhân viên nản lòng trước khối lượng công việc khổng lồ.

4. Ghi chú 

Để công việc diễn ra suôn sẻ và nhịp nhàng, cần ghi chép cho từng giai đoạn cần hoàn thành. Ghi chú và thông báo là một cách hiệu quả để nhắc nhở bản thân. Mỗi khi bạn nhìn vào ghi chú của mình, bạn có ý thức tập trung vào việc hoàn thành công việc.

5. Đội ngũ và công cụ cho kế hoạch 

Mỗi công việc có đặc điểm và thuộc tính riêng, đòi hỏi nhân viên có chuyên môn kỹ thuật khác nhau. Sau khi thành lập nhóm, các nhóm đáp ứng được yêu cầu đó sẽ họp lại với nhau để đưa ra kế hoạch phù hợp nhất. Ngoài việc sử dụng các công cụ để tạo động lực cho nhân viên, các nhà quản lý hãy lắng nghe họ để tìm ra cách hiệu quả nhất để hoàn thành công việc một cách chính xác và đạt yêu cầu.

6. Yêu cầu sự giúp đỡ khi gặp khó khăn 

Một số công việc đôi khi có thể nằm ngoài tầm với của bạn hoặc những tình huống bất ngờ bạn không thể xử lý. Đây là lúc bạn nên nhờ mọi người giúp đỡ, và họ cũng sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có trong công việc.

V. Sai lầm khi lập deadline

1. Deadline chồng chéo

Mỗi công việc sẽ có một số giờ làm việc và thời gian hoàn thành nhất định. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp khác nhau, bạn sẽ gặp phải các thời hạn trùng lặp, đặc biệt là trong thời gian cao điểm. Vì vậy, bạn nên ghi những thông tin cơ bản về thời gian và yêu cầu của từng công việc để có thể được hỗ trợ và điều chỉnh kịp thời.

2. Tạo deadline phi thực tế 

Đặt ra những thời hạn không phải là việc dễ dàng bởi nó không chỉ xuất phát từ yêu cầu công việc, mà còn xuất phát từ khả năng hoàn thành của mỗi người. Nếu deadline vượt quá khả năng thực tế, cái tôi quá nhiều có thể dẫn đến chán nản và ảnh hưởng đến kết quả công việc.

3. Không có sự phân chia deadline hợp lý 

Khi đã hình thành deadline, là người quản lý, bạn nên chia nhỏ công việc thành nhiều giai đoạn khác nhau, điều này vừa thuận tiện cho việc quản lý vừa giúp tiến độ công việc hoàn thành yêu cầu. Không phân chia thời hạn hợp lý là một sai lầm của bạn và khiến bạn khó kiểm soát công việc hơn.

4. Khi thực sự cần kiên nhẫn, hãy đặt thời hạn 

Tùy theo tính chất công việc, người quản lý sẽ quyết định có nên đặt thời hạn hay không. Đối với những công việc đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao, việc đặt ra thời hạn sẽ giúp cải thiện khả năng sản xuất công việc của mọi người. Đối với những công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và mạch lạc, deadline chỉ là sự lãng phí thời gian mà kết quả đạt được không như ý muốn.

5. Bắt chước người khác 

Thời hạn cũng đòi hỏi sự sáng tạo và linh hoạt trong công việc. Nếu người đặt thời hạn luôn đi theo con đường như vậy, nhiệm vụ của bạn chắc chắn sẽ thất bại. Bởi vì ai cũng biết rằng mỗi nhiệm vụ có những yêu cầu khác nhau và những thuộc tính riêng biệt. Do đó, hãy xem xét khả năng của đội nhóm, khả năng của từng người và các công cụ hỗ trợ hoàn thành công việc để đưa ra thời hạn phù hợp.

Bài viết trên đã giúp bạn giải đáp thắc mắc deadline là gì? Tầm quan trọng của deadline và một số sai lầm khi thiết lập deadline cho bản thân. Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết.